Een efficiënter proces rond toezicht en handhaving

Binnen overheden is er de laatste tijd veel te doen rond toezicht en handhaving van subsidies. Overheden moeten efficiënter werken en de administratielast moet omlaag. Daarbij is het wel belangrijk dat dit via een goed lopend proces gebeurt. Het is namelijk voor alle partijen van groot belang dat de registratie van aanvragen, controle van rapportages en declaraties en uitbetaling van subsidies goed verloopt.

Silo’s en ketens
Tot nu toe vonden deze processen bij veel overheden in silo’s plaats, terwijl het juist een ketenonderwerp is. Dit kunnen interne ketens binnen overheden zijn, maar ook ketens tussen centrale en decentrale overheden. Om deze processen te stroomlijnen moet er buiten de ketens worden gedacht. Heel veel informatiesystemen zijn echter nog niet klaar om dit ketenverhaal aan te kunnen. Om dit te veranderen moeten systemen geïntegreerd worden. Systemen die eerst in silo’s werkten, moeten op een andere manier worden gekoppeld zodat ze informatie kunnen delen. Zo kunnen centrale en decentrale overheden over ketens heen samenwerken.

Bovenstaand onderwerp is iets wat op dit moment bij veel overheden speelt. Vaak kost het overheden binnen verschillende regio’s moeite om gegevens tussen die regio’s uit te wisselen. In veel gevallen lukt het niet om dit technisch op te zetten. Ook organisatorisch kan het een probleem zijn. Door een slimme koppeling te maken is hier dan ook al veel winst te behalen en kan er een stuk efficiënter gewerkt worden.

Verouderde systemen
Ook zijn er binnen overheden op dit moment nog heel veel verouderde systemen aanwezig. Hierdoor is het vaak lastig om zo’n slimme koppeling te maken en integraties te realiseren. Met nieuwe technieken is hier wel een oplossing voor te verzinnen, maar in de praktijk blijkt dit nog niet eenvoudig. Er is vaak toch een soort van koudwatervrees. Het is logisch dat men zuinig is op de gegevens waar zij verantwoordelijk voor zijn, maar men moet juist durven delen en gegevens verrijken met input van anderen. Zo kom je tot veel betere informatie en kun je uiteindelijk ook betere informatie aan je eindklanten bieden. Dit kunnen collega-ministeries zijn, maar ook een burger kan een klant zijn van een overheid of gemeente.

Door processen, informatievoorziening en IT samen te voegen, kan toezicht en handhaving dan ook een stuk eenvoudiger worden. Er zijn namelijk altijd veel administratieve processen die op elkaar lijken. En die processen hoeven niet altijd opnieuw uitgevonden te worden, er kan worden hergebruikt en processen kunnen van elkaar worden overgenomen. Als het om informatiedeling gaat en er wordt uitgegaan van dezelfde administratieve concepten en workloads, dan wordt delen ook een stuk eenvoudiger.

Hergebruiken
Om dit te realiseren is het wel belangrijk te weten hoe IT ingezet moet worden en hoe ideeën van anderen hergebruikt kunnen worden. In het verleden zijn er veel investeringen gedaan rondom IT-systemen en die kunnen ook niet eenvoudig aan de kant worden gezet. Het is dan ook belangrijk te weten wat bepaalde IT-architecturen, eventueel als tussenoplossing, voor de organisatie kunnen betekenen. Hiermee wordt de gedane investering in tact gelaten en worden de voordelen van integratie en samenwerking naar voren gehaald. Zo kunnen processen worden verbeterd en een moderne architectuur worden opgebouwd. In de toekomst kan er dan op een goede manier geïnvesteerd en vernieuwd worden. Ook kan er op een efficiënte manier informatie worden gedeeld en kunnen processen rond toezicht en handhaving van subsidies worden gestroomlijnd en transparanter worden, iets waar overheden een hoop winst kunnen behalen.

Deze blog, geschreven door Cor Ririmasse, is ook te lezen op de site van BinnenlandsBestuur.nl.