Info Support en EF2 ontwikkelen modern klantportaal voor Het Waterlaboratorium

Het Waterlaboratorium maakte jarenlang gebruik van een in-huis ontwikkeld klantportaal. Vanuit strategisch oogpunt was de behoefte ontstaan om dit portaal opnieuw in te richten. Versimpeling van de structuur, overstappen naar moderne technologie en beveiligingsmethodes, en een professionele vormgeving waren daarbij belangrijke wensen. Van der Horst: “Heel simpel gesteld hebben we de eerste stap zelf gezet, maar misten we intern de kennis om de volgende stappen te zetten. Info Support en EF2 hebben ons vervolgens geholpen en nu staat er een mooi product waarmee we vooruit kunnen.”

Interne ICT-kennis

Bij de eerste stappen op weg naar het nieuwe klantportaal ging de voorkeur nog uit naar het nabouwen van een bestaand product met nieuwe technologie. “Die voorkeur was het resultaat van onvoldoende interne ICT-kennis. Begin 2020 hebben we vervolgens samen nog eens kritisch gekeken of we een versimpelingsslag konden doorvoeren. Ook hebben we uitgezocht of we echt alle bestaande functionaliteit opnieuw moesten inrichten”, stelt Van der Horst. Bij het uitzoeken van wat Het Waterlaboratorium verder zou helpen kwam ook de ervaring van Info Support nadrukkelijk van pas.

Van der Horst legt uit hoe Het Waterlaboratorium vóór de modernisering werkte. “In het oude portaal werkte elke gebruiker met een eigen menusamenstelling. Het systeem erachter was bijna op individueel niveau ingericht, projecten waren per persoon in te zien. Hierdoor was het intern lastig om te weten welke gegevens de klanten konden zien. Daarom was er voor de medewerkers een ‘simuleer gebruiker’ oplossing gemaakt. Met deze tool konden ze een klantaccount kiezen en op basis daarvan de rapportages bekijken.”

Aanvullend aan de basisinformatie die voor klanten zichtbaar is, heeft Het Waterlaboratorium nu meer rapportagemogelijkheden. Met Microsoft report services geeft het eigen medewerkers de mogelijkheid om een selectie te maken van de projecten per bedrijf en er daarvan één te selecteren. “In feite regelen we meer in de rapportagetool dan in het achterliggende systeem. Medewerkers kunnen filteren op datasets en vervolgens een rapport opstellen. Daarmee maken ze één rapport en niet twintig of dertig tegelijk. Dit bespaart veel tijd en maakt het werk een stuk leuker.”

Het nodige denkwerk

Aan het eindproduct zoals het er nu staat ging het nodige denkwerk en overleg vooraf. “We wilden sowieso volgens de laatste methodes en standaarden werken. Een business analist heeft ons ondersteund bij het in kaart brengen en vastleggen van het proces. Vervolgens is Info Support op basis van die beschrijving gestart met het opnieuw inrichten van het portaal. Het versimpelen van een proces is niet erg eenvoudig. Je zoekt immers naar redenen waarom iets is zoals het is en voegt daaraan meningen en ervaringen toe. Daar structuur in aanbrengen is een uitdaging.”

Knijff: “Er is een modern bewezen infrastructuur neergezet, van de front-end tot de back-end. Dankzij de keuze voor CQRS-architectuur is een goede scheiding aangebracht in de software. Vindt er een update plaats, maar gaat er iets niet zoals gepland, dan is het niet nodig om daarna alles aan te passen dankzij die scheiding. Je maakt hiermee de impact van een update kleiner. Er is sprake van een single page applicatie die modern en makkelijk te upgraden is. Daarnaast is het nu mogelijk om het gedrag van de applicatie te monitoren. Bij eventuele problemen met de applicatie kan daardoor direct actie worden ondernomen.”

Het overbrengen van de kennis en ervaringen van de medewerkers van Het Waterlaboratorium aan de softwareontwikkelaars van Info Support was succesvol dankzij de tweewekelijkse sprints. “Daarmee kregen we snel op de rails wat we wilden overbrengen.” Het resultaat van de veranderingen is onder andere dat er een DevOps manier van werken is uitgerold, met OTAP-straat. Knijff: “Dankzij de OTAP-straat zijn wij in staat om wijzigingen goed te testen in een omgeving die lijkt op de productieomgeving voordat we de applicatie uitrollen. We weten dan zeker dat het werkt. Daarnaast zorgt het ontwikkel- en implementatieproces dat we hebben ingericht ervoor dat het uitrollen van de applicatie geautomatiseerd is. Hiermee minimaliseren wij de kans op fouten.”

Het verschil tussen de oude en de nieuwe werkwijze is volgens Van der Horst vooral dat er een flinke professionaliseringsslag is gemaakt. “Daarnaast matcht de vormgeving nu met die van de website. Het ziet er als een geheel én erg professioneel uit. Ook de beveiliging is goed.” Dat laatste is geen luxe, stelt Knijff. “Op security gebied was echt nog een slag te slaan. Na een uitgebreide scan hebben we geadviseerd om hier meer nadruk op te leggen.” Er is onder andere een identity provider neergezet, voor het inloggen. Toegang tot de ontwikkelomgeving verloopt nu beveiligd.”

Achter de schermen is Het Waterlaboratorium dankzij het vereenvoudigde beheer in staat om klanten en klantgroepen beter te bedienen. “We kunnen een medewerker in de beveiligingsgroep van zijn eigen bedrijf zetten en daarmee aangeven wat deze persoon wel of niet mag zien. Ook het instellen van een nieuw account is eenvoudiger. Waar we voorheen aparte rechtengroepen moesten instellen voor verschillende functionaliteiten, kunnen we deze rechten nu eenvoudig aan een bedrijf hangen. Je haalt simpelweg een klantaccount op, koppelt het aan een bedrijf en wijst rechten toe.”

Modernisering legt basis voor toekomstige projecten

Van der Horst verwacht dat het nieuwe klantportaal nog tot één of twee afgeleide projecten zal leiden. “Daaraan gaat wel wat voorwerk vooraf, maar er liggen zeker efficiencykansen voor het grijpen”, stelt ze. “Ik kan me voorstellen dat we klanten in de toekomst zonder tussenkomst van onze adviseurs opdrachten laten inboeken. Voor het zover is moeten we dit proces in kaart brengen en uitzoeken welke aanvragen we wel en niet volledig zelf door klanten willen laten doen. Nu zitten onze adviseurs daartussen, bijvoorbeeld om te bepalen welke analyses we wel en niet kunnen uitvoeren. Soms vallen meerdere opdrachten samen en opnieuw zijn het de adviseurs die daar het overzicht over houden. Maar een simpele opdracht volledig en zonder tussenkomst van onze experts door klanten laten invoeren zie ik in de toekomst wel gebeuren.”