Te veel verschillende IT-applicaties, hoe kan er orde worden geschept in de chaos?

Veenendaal 22 oktober 2012 – Binnen de financiële sector wordt er vaak gebruik gemaakt van verschillende IT-applicaties. Door fusies en overnames binnen grote organisaties zie je vaak dat iedere organisatie zijn eigen systemen gebruikt en dat deze na afronding van de fusie of overname ook nog grotendeels naast elkaar worden gebruikt. Iets wat onnodig veel geld kost en wat ook de kans op fouten groter maakt. Een interessant voorbeeld is de huidige situatie binnen woningcorporaties.

De Autoriteit Financiële Markten (AFM) kondigde recent aan onderzoek te gaan doen naar de kwaliteit van accountantscontroles bij woningcorporaties. Dit volgt op de berichtgeving rond het Centraal Fonds Volkshuisvesting dat strenger gaat toezien op de manier waarop woningcorporaties omgaan met hun financiën. De AFM neemt vanaf nu dus ook de jaarrekening onder de loep.

Versnipperd applicatielandschap
Het opvragen van de juiste informatie voor de accountantscontrole hangt natuurlijk samen met hoe deze informatie in IT-systemen is opgeslagen. Het blijkt echter dat veel woningcorporaties te maken hebben met een erg versnipperd applicatielandschap. Hierdoor hebben ze bijvoorbeeld onvoldoende inzicht in:
– hoeveel vastgoed ze bezitten;
– hoe het met het planmatig onderhoud is gesteld;
– wat de financiële effecten van de investeringen zijn; welke kosten direct en indirect zijn.

Veel woningcorporaties hebben geen eenduidig antwoord op de bovenstaande punten. Bovendien zijn, door het gebruik van verschillende applicaties, veel gegevens dubbel opgeslagen of blijken gegevens inconsistent. De kwaliteit van sturingsinformatie is daarmee vaak ook onvoldoende. Zo zijn managementrapportages van woningcorporaties vaak niet tijdig en onvoldoende beschikbaar of bevatten ze niet de juiste informatie. Wordt een woning die in aanbouw is al meegeteld in het woningbestand? Of is een woning die is toegewezen aan een huurder, maar die nog niet betrokken is, leegstand? Veel woningcorporaties rapporteren op een andere manier en dit geeft een vertekend beeld in de management- en financiële rapportages waardoor deze niet altijd betrouwbaar zijn.

Deze vertroebeling moet worden weggenomen door een eenduidige definitie te geven van zaken als: Wat is leegstand? Wat is een huurder? Wat is nu precies vastgoed? Wanneer deze definities eenduidig zijn vastgelegd, is er veel minder ruimte voor ruis. Er komt ook uniformiteit in de markt waardoor er veel beter gestuurd kan worden. Zeker met het steeds maar toenemend aantal fusies binnen de sector is dit een punt van aandacht.

Integratieoplossing
Als gevolg van de fusies en een groeiende samenwerking tussen woningcorporaties, wordt een integratieoplossing steeds noodzakelijker. Op IT-gebied wordt zo’n oplossing ook steeds complexer. Niet alleen binnen de corporatie zelf, maar ook bij ketenpartners speelt dit een belangrijke rol.

Denk hierbij aan de gegevensuitwisseling met verschillende ministeries, de WOZ, het Kadaster of de energiemarkt. De tijd van ‘eilandautomatisering’ is voorbij, ERP-pakketten lossen slechts een gedeelte van de IT-problematiek op. Er moet vooral gestandaardiseerd worden om de ketenintegratie goed te laten verlopen. De kwaliteit en integriteit van (financiële) data in het totale IT-landschap staat daarmee steeds meer onder druk.

Organisaties moeten niet meer alleen vanuit een automatiseringsoplossing denken. Er moet veel meer vanuit een informatiebehoefte gedacht worden. Het informatielandschap, dus welke informatie heeft de financiële afdeling tot zijn beschikking en daadwerkelijk nodig, is vaak totaal afwijkend van het applicatielandschap en ook vaak onvoldoende inzichtelijk. Wie is dus eigenlijk de eigenaar van de bedrijfsinformatie? En wie is er verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gegevens bij redundante gegevensopslag in verschillende applicaties?

De directe relatie van de bedrijfsvisie en strategie naar de concrete IT-oplossing ontbreekt of is onvoldoende concreet. Als de AFM onderzoek wil gaan doen naar de kwaliteit van accountantscontroles en de jaarrekening onder de loep neemt, moet je je als organisatie afvragen of alle beschikbare informatie wel klopt. Informatie en de kwaliteit ervan is van belang om in een vroeg stadium te kunnen signaleren of een project of investering goed verloopt. Het is daarom voor organisaties essentieel dit goed op orde te krijgen. Het is dus tijd om orde te scheppen in de chaos.

Pascal Greuter, Business Unit Manager bij Info Support

Bron: Financieel Management