De cloud is fantastisch, laten we dat vooropstellen. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt, kunt gemakkelijk opschalen en je profiteert van de ‘goedkope’ cloud-standaarden. En het allerbelangrijkste: het is laagdrempelig: binnen een paar klikken kun je zo’n oplossing in gebruik nemen. Dit maakt cloud zo ontzettend populair onder bedrijven, maar het leidt ook tot impulsieve en ondoordachte cloud-aankopen.

In eerste instantie lijkt er na de aanschaf van zo’n oplossing geen vuiltje aan de lucht, functioneel werkt alles tenslotte prima. Maar dat zegt natuurlijk weinig over de kwaliteit van de oplossing zelf. Toch is het logisch dat er in eerste instantie niet breder wordt gekeken. Als je een nieuw keukenkastje ophangt en hij blijft hangen, ben je ook geneigd om te denken: mooi, dat klusje is klaar. Maar als we dit voorbeeld vertalen naar een cloud-oplossing, is het succes afhankelijk van heel andere vragen. Zoals: Passen alle kopjes in het kastje? Hangt het kastje stevig genoeg? Wat zijn de gevolgen als dat kastje naar beneden valt? Kan ik die gevolgen financieel eigenlijk wel dragen? Het is misschien een vreemde vergelijking, maar toch is de kern van de strekking hetzelfde.

Te snel meters maken

Engineers zijn vaak pragmatisch en willen snel ‘concrete’ meters maken en dat kan bij uitstek met een cloud-oplossing. Maar deze drang tot snel leveren gaat vaak ten koste van een gedegen voorbereiding. Alleen een functioneel werkende tool is niet genoeg. Als je bijvoorbeeld een cloudoplossing zoekt voor je primaire proces, dan wil je waarschijnlijk een zo hoog mogelijk beschikbaarheid, maar dit geldt waarschijnlijk niet voor al je processen. Heel eerlijk, sommige systemen kunnen er drie uur uit liggen zonder grote gevolgen voor de organisatie. Het is eigenlijk weggegooid geld als je voor zo’n proces een uptime van 99,9999 procent aanschaft.

Vaak zijn klanten tevreden over hun cloud-oplossing, maar als ik een beetje doorvraag gaan ze twijfelen. Dan stel ik bijvoorbeeld de vraag: Wat gebeurt er als ik nu de stekker eruit trek en al je data weggooi? Hoe snel ben je dan weer up and running? Aan welke compliancy regels dien je te voldoen? Is er überhaupt wel nagedacht over governance? Als je dit soort vragen niet kunt beantwoorden, dan heb je eigenlijk geen idee wat je gekocht hebt. Je moet dan maar hopen dat de oplossing aansluit bij wat je nodig hebt.

In de praktijk merk ik dat mensen vaak te veel vertrouwen hebben in cloud-partijen. Vooral bij de grote aanbieders, zoals Microsoft, denken we al snel: dat zal wel goed geregeld zijn. Er wordt al rap gedacht aan de beveiliging en beschikbaarheid. Maar daar kun je niet zomaar van uitgaan. Partijen als Microsoft hebben enorm veel tools beschikbaar gesteld, maar realiseer ook dat zij geen inhoudelijke kennis hebben van jouw organisatie, bedrijfsprocessen, behoeftes, et cetera. Daarnaast staan achter de schermen van de oplossing niet alle beschikbare functionaliteiten automatisch op ‘aan’.

Praktische uitwerking

Dan heb je nog de praktische uitwerking van de oplossing, zoals: welke personen krijgen toegang tot je data? Is dit afhankelijk van kennis of functieniveau? Moeten deze personen bijvoorbeeld een verklaring van goed gedrag afgeven? Ook beheersbaarheid is zo’n aspect; wie gaat je oplossing beheren? Hoe vaak moet je oplossing geüpdatet worden?

Dit soort vragen gedetailleerd uitwerken voelt misschien alsof je het plan vertraagt, vooral omdat het nut ervan niet direct merkbaar is. Toch voorkom je hiermee een hoop gedoe achteraf, zoals hoge kosten om de oplossing te finetunen en de verantwoording van deze extra kosten in de boardroom. Je hoeft niet alles tot in detail uit te werken, maar de basis, zoals we hier beschrijven, is echt het minimale wat je moet doen voordat je een cloudoplossing aanschaft.

Daarnaast is het vooral voor managers en cio’s aan te raden om een goede kosten-batenanalyse te maken. It-engineers zijn van nature perfectionistisch, dus de kans is aanwezig dat je een heel uitgebreide oplossing krijgt voorgeschoteld die je organisatie helemaal niet nodig heeft. Sommige zeggen weleens; halveer het budget en kijk dan wat voor oplossing mogelijk is. Op deze manier help je de organisatie om prioriteiten te stellen en weloverwogen keuzes te maken. Zodra duidelijk is wat je organisatie écht nodig heeft, is het tijd om te gaan shoppen. Zoals met alles in het leven, en hier zijn cloud-oplossingen geen uitzondering, bezint eer ge begint.