Rol van de Scrum Master

Meer dan een vergadering voorzitten

De taken en verantwoordelijkheden van een Scrum Master zijn zeer divers, maar in veel zelforganiserende teams zie je dat Scrum Masters vooral het organisatorische deel op zich nemen. Marc Jousma, Scrum Master en Business Analist bij Info Support: “Op de één of andere manier wordt deze rol vaak ingevuld met secretaris-achtige taken, zoals het inplannen van meetings. Je ziet ook weleens dat de rol door iemand in het team wordt opgepakt als een extra taak. Dat is misschien ook wel logisch als je denkt dat de rol draait om een paar faciliterende taken. Precies hier gaat het mis.”

Taken als het inplannen en voorzitten van meetings zou de Scrum Master juist uit moeten besteden, want dat is iets wat iedereen kan doen.

Volgens Randall van Zanten, Scrum Master en Business Analist bij Info Support, is vooral dat laatste aspect belangrijk. “Om te weten of een proces klopt, moet je veel bevragen. Waarom doen we dit op deze manier? Wat voegt deze taak toe voor het einddoel? Want voordat je het weet volg je het proces, omdat het altijd zo gevolgd is, daag je de status quo onvoldoende uit en kijk je niet meer kritisch naar je eigen werk.”

Voor die bevragende rol is een helicopterview en kritische houding belangrijk. Daarnaast moet je er als Scrum Master voor zorgen dat je problemen terug kunt leggen in de organisatie. Marc: “In de praktijk zie je vaak dat onervaren Scrum Masters in een actiemodus schieten als ze problemen constateren, maar het is juist belangrijk dat de Scrum Master het team zelf oplossingen laat bedenken. In de Scrum Guide (de handleiding voor de Scrum-werkwijze) staat dat de Scrum Master obstakels uit de weg moet ruimen voor het team, maar dat moet je niet te letterlijk nemen. Dat gaat veel meer over het faciliteren van een goed proces en het laten groeien van het zelforganiserend vermogen van het team, dan brandjes blussen.”

Het schaap met de vijf poten

De Scrum Master houdt zich veelal bezig met het proces en in mindere mate met de inhoud. Hij of zij zal bij problemen procesmatig bekijken wat er nodig is om een bepaald probleem in de toekomst te voorkomen. Randall: “Dit heeft wel iets weg van verandermanagement, want je bent veel bezig met het borgen van nieuwe processen. Eigenlijk vraagt de rol om een schaap met vijf poten. Je moet op zoveel verschillende vlakken bepaalde capaciteiten hebben. Vind maar eens iemand die niet alleen analytisch en kritisch kan denken, maar ook goed kan communiceren, coachen én empathisch vermogen heeft.’’

Marc vult aan: “Veel managers onderschatten de complexiteit van deze rol en zetten er een willekeurige medewerker op die toevallig nog tijd over heeft. Vooral als het gaat om grote en dure projecten moet je een Scrum Master zoeken die de juiste capaciteiten en ervaring heeft. Pas dan voegt deze rol iets toe en wordt het team en het project naar een hoger niveau getild. Een minder deskundige Scrum Master herken je bijvoorbeeld aan sprints die niet worden opgevolgd en afgemaakt en weinig focus op het verbeteren van het team. Vooral als het werk complexer wordt, merk je dat projecten steeds stroperiger verlopen.”

Interne of externe Scrum Master

De organisaties achter het Scrum framework bieden erkende trainingen en certificeringen aan. Randall: “Je kunt de advanced titel halen als je een aantal jaar ervaring hebt. Dit zijn dan ook betrouwbare titels als je als bedrijf een Scrum Master zoekt. Alle Scrum Masters van Info Support hebben een certificering. Bij Info Support verplichten we naast deze standaardtrainingen, ook aanvullende interne trainingen en masterclasses. Hierbij is er veel aandacht voor soft skills als communiceren, coachingsvaardigheden en aanpassingsvermogen.’’

Daarnaast staat het delen van kennis hoog in het vaandel bij Info Support. Marc: “We hebben binnen Info Support veel Scrum Masters en al deze personen werken voor uiteenlopende klanten in diverse sectoren. Als je dan als Scrum Master tegen een bepaald vraagstuk aanloopt bij een klant, vind je altijd wel een collega die iets soortgelijks heeft meegemaakt. Dit maakt dat je naast je eigen ervaring, ook de ervaringen van al je collega’s meeneemt naar een klant. Dit zie ik als een soort Scrum Master plus pakket.’’ Het is uiteraard ook mogelijk om te kiezen voor een interne medewerker als Scrum Master. Het is dan wel belangrijk dat diegene kritisch blijft. Marc: “Ik kan me voorstellen dat wanneer je in je eigen organisatiebubbel zit, het soms moeilijker is om objectief naar een situatie te kijken. Daarnaast is het voor medewerkers soms lastig om kritische vragen te stellen, omdat ze hiermee de keuzes van hun leidinggevende in twijfel kunnen trekken.