Zo houd je de kosten in de cloud onder controle

1. Welke risico’s brengt de cloud met zich mee?

Michaël Hompus: “De cloud wordt geroemd dat je on-demand, op elk moment van de dag, kunt opschalen, ook zaken die on-premises vrij lastig op te schalen zijn zoals het bij-pluggen van extra hardware. Maar het ‘pay-per-use’-principe betekent ook: hoe meer je inzet, hoe duurder het wordt. De vraag is dan: hoe houd je goed overzicht over wat je allemaal inzet en gebruikt? Vaak gebruik je meer dan je denkt.’’ Raimond Brookman: “Dit is een groot verschil met on-premise. Dan maakt het veel minder uit als een server niks te doen heeft omdat de investeringskosten al gemaakt zijn. Maar als je in de cloud opschaalt, betaal je daarvoor ongeacht of je die extra capaciteit wel of niet benut.’’

Een ander risico van de cloud is het gemak waarmee je kunt opschalen. Raimond Brookman: “Met slechts één druk op de knop kun je van alles toevoegen waardoor bijvoorbeeld een ontwikkelteam zelfstandig kan opschalen. Met on-premise moet je daar vaak eerst goedkeuring voor krijgen. Hierdoor is er meer controle maar tegelijkertijd is dit ook een vertragende factor. Met de cloud maken teams meer snelheid, maar moet je extra opletten of hetgeen waarvoor je betaalt ook daadwerkelijk nuttig wordt gebruikt.’’

2. Hoe monitor je of je te veel kosten maakt?

Michaël Hompus: “Dat kan op meerdere manieren. Het meest voor de hand liggende is om aan het einde van de maand te kijken wat er van de rekening is afgeschreven en welke teams verantwoordelijk zijn voor welke kosten. Zo maak je voor teams inzichtelijk welke resources ze inzetten en wat dat kost. Dit kan je ook per applicatie inventariseren. Daarnaast kun je kijken of je efficiënter gebruik kunt maken van de resources, zoals het stand-by zetten van ontwikkelomgevingen buiten werktijd.’’

Raimond Brookman: ‘’De cloud zelf biedt veel tools om dit inzicht te genereren. Het is natuurlijk vervelend als je aan het eind van de maand alleen maar op je creditcardrekening één totaalbedrag kunt zien. Je kunt dat bedrag opsplitsen, maar je hebt ook tools om een specifiek overzicht te maken dat past bij jouw organisatie of teamstructuur. Vervolgens kun je gaan monitoren en kijken naar aspecten als: blijft het maandbedrag constant of komen er maandelijks kosten bij?’’

3. Wat voor KPI heb je nodig om te weten of je cloudcapaciteit daadwerkelijk benut?

Raimond Brookman: “De kosten zijn de belangrijkste KPI. Je kunt bijvoorbeeld meer resources gebruiken zonder dat de kosten oplopen. Dat is ook een uitdaging bij het neerzetten van projecten. Om een beeld te krijgen van wat het gaat kosten moet je in kaart brengen wat je aan resources nodig hebt.’’

Om een goede inschatting te maken van je resources moet je weten hoe je business proces in elkaar zit en hoe je dat inricht in je architectuur. Raimond Brookman: “Als je bijvoorbeeld een order afhandelt, wat betekent dat dan technisch in het gebruik van al die resources? Denk aan database-opslag, messaging, aantal API-calls, en website-pagina’s.’’ Om kostenefficiëntie meetbaar te maken is het daarom van de belang om de kosten toe te rekenen aan business processen. Bijvoorbeeld “euro per afgehandelde order”. Daarmee wordt het ook mogelijk verschillende oplossingsrichtingen eenduidig met elkaar te vergelijken.

Als van tevoren duidelijk is hoe zwaar je een systeem gaat belasten, kun je het beste een bepaalde set aan resources vastzetten en reserveren. Dit is vaak goedkoper want je betaalt in de cloud vooral voor flexibiliteit. Raimond Brookman: “En als je eenmaal een inschatting hebt gemaakt, is het belangrijk om zo snel mogelijk met een performance-test aan de slag te gaan, zodat je het verbruik in een representatieve omgeving kan meten.’’

4. Is real-time inzage in je cloudkosten nodig?

Michaël Hompus: ”Bijna alle clouddiensten hebben wel de mogelijkheid om – misschien niet real-time – de dag erna al te kunnen zien wat je kosten zijn. Het is goed om alerts in te stellen, dat je bijvoorbeeld een melding krijg als een bepaald bedrag is bereikt. Als je maar één keer per maand kijkt, en er gaat iets fout, of iemand heeft per ongeluk een verkeerde omgeving aangezet, dan wil je dat niet een maand later ontdekken.’

Het monitoren van de kosten is iets wat continu doorgaat. Raimond Brookman: “Je moet in de gaten houden of extra kosten in verhouding staan naar wat je ervoor terugkrijgt. Als er iets geks in de architectuur zit, waardoor bij het opschalen de kosten harder omhooggaan dan dat je opbrengst omhooggaat, dan kan het nog weleens mislopen met die winstmarge.’’

5. Wat kun je nog meer doen om de kosten in control te houden?

Raimond Brookman: “Door goede controle over de inzet van resources kun je veel geld besparen. Grotere banken en verzekeraars besteden misschien wel tienduizenden euro’s tot tonnen per maand aan resources. Als je daar met goede controle tien procent op kunt besparen, dan levert dat substantiële besparingen op.’’

Michaël Hompus: “Mijn advies is vooral: wees op de hoogte, houd een vinger aan de pols. Je moet weten wat je aan het uitgeven bent en waaraan. Op deze manier ontdek je snel als je te veel uitgeeft of dat je diensten betaalt die je niet gebruikt.’’

Daarnaast is het vooral een kwestie van maatwerk. Michaël Hompus: “Het beste advies is voor iedere organisatie anders. We hebben hiervoor binnen Info Support richtlijnen ontwikkeld. Je moet altijd keuzes afwegen, wat is het belangrijkst? Vaak merk je dit pas in de praktijk en is het een kwestie van continu bijsturen. Je zult nooit van tevoren de perfecte oplossing in één keer kunnen kiezen, maar je kunt van tevoren wel een goede inschatting maken van wat je nodig gaat hebben.’’